Manual Book of Business English Letter

Tugas softskill Bahasa inggris bisnis

A. Business of english letter

Saat ini surat sudah menjadi hal biasa dalam komunikasi tertulis secara tidak langsung, baik dalam komunikasi antar keluarga, kebutuhan berbisnis dan sarana untuk mencari pekerjaan, adalah contoh sarana komunikasi tertulis. Semakin berkembangnya teknologi informasi dapat meminimaliskan proses komunikasi lewat surat, saat ini perusahaan-perusahaan bonafit tidak lagi menerima lamaran pekerjaan lewat media tertulis seperti surat, banyaknya perusahaan yang menyediakan jasa layanan internet membuat perusahaan beralih ke cara tersebut, lebih instan dan mudah dalam proses penerimaan calon karyawan yang akan bekerja di suatu perusahaan.Walaupun banyaknya perusahaan yang menyediakan jasa tersebut, tapi tak mengurangi seseorang untuk berkreasi. Karena kreasi tidak dapat digantikan dengan media apapun, karena dengan cara melihat tata cara penulisan, seorang dapat melihat kemampuan dan kreatifitas dari penulis. Saat ini hampir semua perusahaan memprioritaskan penulisan surat lamaran menggunakan Bahasa Inggris, perusahaan bermaksud untuk menunjukan arti dari Bahasa Inggris dalam berinteraksi di perusahaan, karna Bahasa inggris adalah bahasa yang harus dimengerti. Di bawah ini akan dijelaskan tata cara penulisan surat lamaran kerja dengan Bahasa inggris dan surat bisnis.

http://www.business-plans-guide.com/example-of-business-letters.html

Example of Business Letters - Sales and Promotional Letters

Tone Deaf Music

587 East Street, Anytown, MI 45123

August 15, 2004

Linda Goodman

Guitars and Such

784 Peach Street

Yourtown, MI 45126

Dear Mrs. Goodman:

I will be in Yourtown on September 5, 2004 and would like to meet with you at your office to discuss the new guitar models that you may be interested in for the upcoming year.

I have enclosed our latest catalogue. Please note the items in light blue highlights. They are the new guitar models to come in and are now on a special to preferred clients.

I will contact you later this week to schedule an appointment. If you need to get in touch with me, please call me at 1-888-457-7896. I look forward to talking with you. Thank you for your continued business.

Sincerely Yours,

Paime Mimonei

Sales Representative

Diatas telah diberikan contoh penulisan surat bisnis Sales and Promotional Letters dalam menulis surat bisnis harus memperhatikan tata urutan kata secara sistematis dan penggunaan bahasa penulisan yang jelas serta mudah dimengerti, dibawah ini akan dijelaskan pengertian dan fungsi dari masing-masing langkah penulisan agar terlihat lebih sistematis dan mudah dimengerti.

A. LAYOUT OF A BUSINESS LETTER

Bagian-bagian dari surat bisnis adalah sebagai berikut :

1. Sender's address {alamat yang dituju}

2. Date {keterangan Tanggal}

3. Inside address {Alamat Tertuju}

4. Attention line {Perhatian Baris}

5. Salutation {Salam Pembuka}

6. Body of the letter { Isi Surat }

7. Complimentary close { Salam Penutup }

8. Signature { Tanda Tangan }

9. Enclosures { Lampiran }

Dari sembilan point di atas akan dijelaskan fungsi dari masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Sender's address { alamat pengirim } biasanya diberikan pada kop surat atau kepala surat, dan di letakan di pojok kanan atau kiri surat. Berupa alamat yang akan dikirim oleh penulis.Alamat pada sampul surat terdiri atas:
a. kata Kepada Yth;
b. nama jabatan;
c. unit kerja; dan
d. alat lengkap.
Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah:
a. Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.
b. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital
c. Penulisan alamat didahului kata Kepada
d. Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital.
e. Gelar akademik dan kepangkatan dicantumkan
f. Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satu.
g. Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h. Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.

2. Date { Keterangan Tanggal } Tanggal ditulis di bawah alamat pengirim. Untuk penulisan bulan sebaiknya ditulis dengan nama bulan, tidak ditulis dengan keterangan angka. Karena dapat membingungkan. Format penulisan tanggal yang benar 31 Januari 2011.

 Bahasa Inggris British

Dalam bahasa Inggris British, hari biasanya dituliskan sebelum bulan. Jika kita mau, kita bisa menambahkan akhiran bilangan bertingkat (st, nd, rd, atau th). Preposisi of sebelum bulan biasanya dihilangkan. Kita bisa memasang tanda koma sebelum tahun, tetapi ini tidak umum lagi dalam bahasa Inggris British.

Contoh: 5(th) (of) October(,) 2004

 Bahasa Inggris Amerika

Dalam bahasa Inggris Amerika kita juga bisa menuliskan tanggal hanya dengan menggunakan angka. Bentuk yang paling umum adalah:

Contoh: 5/10/04 atau 5-10-04

Perlu diperhatikan bahwa 5/10/04 biasanya berarti tanggal 5 Oktober 2004 dalam bahasa Inggris Britis, dan dalam bahasa Inggris Amerika bisa berarti tanggal 10 Mei 2004. Untuk menghindari kerancuan ini, anda harus mengeja bulan atau menggunakan singkatan.

3. Inside Address { Alamat tertuju } Di mulai dengan nama perusahaan atau nama orang, jika terdapat nama gelar harus digunakan sebelum nama sapaan seperti : Mr, Mrs, Miss, Ms, Bapak,M. Sc, Dr, Prof, Kapten, Mayor, Kolonel, Jenderal. Alamat ini juga dapat dimulai dengan nama pekerjaan atau departemen (jika Anda tidak tahu nama): Manajer Penjualan, Departemen Account. Item yang mengikutinya:

- Nama rumah atau bangunan- Jumlah bangunan dan nama jalan- Nama kota dan kode pos.

4. Attention line { Baris Perhatian } adalah sebuah alternatif untuk menempatkan nama penerima di alamat.

5. Salutation { Salam Pembuka } adalah sebagai berikut:

Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

6. Body of the letter {Tubuh / isi surat} biasanya ditulis dalam gaya diblokir. Sebuah garis ruang kosong antara paragraf, pada surat lamaran kerja terdiri dari 3 paragraf. Untuk menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:
a. Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b. Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
c. Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
d. Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e. Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
f. Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
g. Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
h. Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
i. Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
j. Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.

Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.

Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai dengan permintaan Saudara….

7. Complimentary close {Salam Penutup} Salam penutup. Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.

Salam Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara British English dan American English seperti penjelasan berikut ini:

British English

1. Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam penutupnya adalah "Yours sincerely" atau "Sincerely yours".
2. Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam Penutupnya adalah "Yours faithfully" atau "Faithfully yours".

American English

Gunakan "Sincerely" atau "Sincerely yours", untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan nama penerima ataupun tidak.

Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:

1. Regards
2. Kind regards
3. Best wishes

8. Signature {Tanda tangan} - berfungsi untuk meyakinkan penerima surat, dengan tanda tangan penerima surat dapat lebih yakin dengan apa yang telah dituliskan, sertakan juga nama anda atau gelar yang telah anda dapatkan.

9. Enclosures {Lampiran} - lampiran bertujuan untuk menuliskan tambahan yang dapat dilihat oleh penerima surat.

II. FORM AND STLYE BUSINESS ENGLISH LETTER

Agar terlihat lebih menarik saat dibaca, penyusunan desain pada surat pun harus diperhatikan karena jika terlihat menarik keinginan untuk membaca semakin besar di bawah ini akan di jelaskan tata letak dari surat bisnis beserta contoh gambarnya.

Contoh surat bisnis dalam bahasa inggris

Di atas adalah salah satu contoh surat bisnis dalam bahasa inggris, seperti dicontohkan di atas seperti surat lamaran pekerjaan terdapat masing-masing struktur yang telah di tentukan secara sistematis, dari kepala surat sampai lampiran. selain isi dan tata cara penulisan surat juga mempunyai layout atau tampilan yang berbeda, sesuai dengan fungsi dan keinginan penulis, dengan adanya versi dan tampilan yang berbeda dapat membuat penulis merubah style sesuai dengan keinginan.

	Contoh surat bisnis yang kedua

A. Full block style

Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat bentuk lurus penuh berikut :

Full block style

B. SEMI BLOCK STYLE

Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

Semi Block Style

Keterangan :

1. Kepala surat terdiri dari, nama organisasi atau intansi terkait

2. Date ditulis di pojok kiri atas

3. No surat biasanya di tulis untuk membedakan jenis dan bagian.

4. Lampiran

5. Prihal

6. Alamat dalam atau alamat tujuan

7. Salam pembuka

8. isi surat biasanya terdiri dari: A. Kalimat pembuka B. isi surat sebenarnya C.Kalimat penutup

9. Salam penutup berfungsi untuk menutup isi dari surat

10. Nama organisasi.

11. Tanda tangan dan nama jelas

12. Jabatan

13. Lampiran

14. Inisial

C. INDENTED BLOCK STYLE

Terdapat nama organisasi yang dituliskan pada kepala surat, nama tanggal ditulis di sebelah kiri surat, surat ini memiliki bentuk berlekuk sebagai ciri khas dari block tersebut.

Idented Block Style

Keterangan :

15. Kepala surat terdiri dari, nama organisasi atau intansi terkait

16. Date ditulis di pojok kiri atas

17. No surat biasanya di tulis untuk membedakan jenis dan bagian.

18. Lampiran

19. Prihal

20. Alamat dalam atau alamat tujuan

21. Salam pembuka

22. isi surat biasanya terdiri dari: A. Kalimat pembuka B. isi surat sebenarnya C.Kalimat penutup 9. Salam penutup berfungsi untuk menutup isi dari surat 10. Nama organisasi. 11. Tanda tangan dan nama jelas 12. Jabatan 13. Lampiran 14. Inisial

D. HANGING BLOCK STYLE

Mempunyai bentuk mirip dengan Semi block style. Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong ke kiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau lebih penulisan lebih kedalam.

Haging Block Style

E. MODIFIELD BLOCK STYLE

semua bagian surat seperti kepala surat, salam pembuka, isi, kecuali tanggal dan salam penutup diketik mulai dari pojok garis pinggir kiri yang sama, tanggal dan salam penutup diketik di sebelah kanan pengetikan alinea sama seperti garis lurus penuh.

MODIFIELD BLOCK STYLE

Keterangan :

1. Kepala surat terdiri dari, nama organisasi atau intansi terkait

2. Date ditulis di pojok kiri atas

3. No surat biasanya di tulis untuk membedakan jenis dan bagian.

4. Lampiran

5. Prihal

6. Alamat dalam atau alamat tujuan

7. Salam pembuka

8. isi surat biasanya terdiri dari: A. Kalimat pembuka B. isi surat sebenarnya C.Kalimat penutup

9. Salam penutup berfungsi untuk menutup isi dari surat

10. Nama organisasi.

11. Tanda tangan dan nama jelas

12. Jabatan

13. Lampiran

14. Inisial

F. OFFICIAL BLOCK STYLE

Bentuk surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh instansi-instansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:

a. Bentuk Resmi Indonesia Lama. Surat-surat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:

(1) Tanggal surat didahului nama tempat,

(2) Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat, di bawah nama tempat dan tanggal surat,

(3) Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan, nama ditulis di antara tanda kurung, dan

(4) nama pengirim surat digarisbawahi.

http://www.crayonpedia.org/mw/Korespondensi_12.1_Nani_darmayanti

Agar lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini.

OFFICIAL BLOCK STYLE

B. Bentuk resmi Indonesia baru surat yang dibuat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri :

(l) tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat karena nama tempat sudah tertulis pada kepala surat;

(2) alamat surat ditulis pada sebelah kiri;

(3) di atas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama. Khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal, jabatan ditulis di atas tanda tangan;

(4) sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama;

(5) nama pengirim ditulis tanpa diapit tanda kurung.

Agar Iebih jelas perhatikan contoh surat bentuk resmi Indonesia baru berikut.

Keterangan:

1. Kepala surat

2 Nomor

3. Tanggal bulan dan tahun

4. Nama dan alamat yang dituju

5. Salam pembuka

6. Tubuh surat

7. Salam penutup

8. Jabatan pengirim surat

9. Nama pengirim

10. Tembusan

Dalam surat yang ditulis dengan bentuk Indonesia baru, alamat surat dan tubuh surat ditulis di bawah nomor/lampiran/perihal.Sementara tembusan ditulis sejajar dengan margin kiri tubuh surat. Jika surat yang dibuat dengan bentuk Indonesia baru tidak menyertakan nomor, lampiran, dan perihal surat, tubuh surat dan alamat surat tetap ditulis mulai dari margin kiri. Akan tetapi, baris awal paragraf ditulis lima ketukan dari margin kiri.

By Danang saputra with 1 comment